1.Pengertian Laporan
Laporan merupakan hal yang sangat vital dalam kehidupan sehari-hari.
Pengertian laporan menurut F X Soedjadi mendefinisikan sebagai berikut:
- Suatu bentuk penyampaian berita,keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggung-jawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang ( authority ) dan tanggung jawab ( responsibility ) yang ada antara mereka.
- Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dri pihak yang satu kepada pihak yang lain.
2. Dasar-Dasar Pembuatan Laporan
a. Jelas
Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporantersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut di atas.
b. Sasaran Permasalahan
Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
c. Lengkap
Kelengkapan tersebut menyangkut :
- Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
- Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.
d. Tepat waktu dan cermat
Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuatan laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan.
e. Tetap
Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima.
Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.
f. Objektif dan Faktual
Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara objektif.
g. Harus ada proses timbal balik
- Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.
- Jika si pembaca memberikan respon berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
3. Jenis-Jenis Laporan
Jenis-jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat & kandungan laporan itu.
a. Laporan Lisan.
- Laporan Berita
- Laporan Langsung
b. Laporan Tertulis.
- Laporan Tahunan
Adalah laporan yang disediakan oleh sesebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi yang bertujuan agar menyediakan perancangan yang lebih baik untuk mencapai prestasi yang lebih tinggi pada masa akan datang. Biasanya laporan ini dibuat setahun sekali dan disampaikan mengikut urutan tahun.
- Laporan Khas
Adalah laporan yang bertujuan untuk mendapatkan maklumat yang pantas, tepat dan jelas. Laporan ini berguna kepada organisasi agar masyarakat mendapatkan gambaran sebenar sesuatu peristiwa.
- Laporan Prestasi
Adalah laporan yang mengandung penjelasan tentang tugas yang telah selesai dan kejayaan yang dicapai oleh sebuah syarikat atau organisasi.
- Laporan Penilaian
Adalah laporan yang menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian. Matlamat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada pihak tertentu untuk membuat keputusan atau hanya sebagai makluman.
- Laporan Sulit
Adalah laporan yang mengandung maklumat tentang latar belakang individu dimana maklumat tersebut harus tepat. Selain itu untuk membantu sesuatu pihak membuat keputusan terhadap permohonan seseorang calon.
- Laporan Kajian
Adalah laporan yang dilakukan oleh sesuatu ketua atau lembaga yang dipertanggung-jawabkan untuk mengkaji sesuatu isu, kejadian, dasar dll. Hasil kajian dituangkan dalam bentuk laporan dan disampaikan kepada pihak tertentu untuk tindakan selanjutnya. Tidak bersifat fiksi.
- Laporan Kunjungan
Adalah laporan yang bertujuan mencatat peristiwa yang berlaku selama kunjungan itu berlangsung. Dilaporkan mengikut perkembangan peristiwa, Tepat dan mudah dipahami.
- Laporan Aktifitas
Adalah laporan yang bertujuan untuk Merakamkan atau memaklumkan sesuatu. Laporan ini ditulis mengikut format tertentu dan disediakan oleh sekretaris asosiasi.
4. Penyusunan Laporan
Pada dasarnya kerangka laporan mencakup empat bagian pokok, yaitu :
- Pendahuluan
Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui:
- Maksud dan tujuan pembuatan laporan
- Masalah yang akan dibahas
- Batasan masalah
- Sistematika penulisan laporan
- Pendekatan penyelesaian yang digunakan
- Tubuh Laporan
Pada bagian ini terdiri dari:
- Permasalahan
- Batasan Masalah
- Hipotesa
- Latar Belakang Teori
- Penutup
Pada bagian ini terdiri dari:
- Kesimpulan
- Saran
Sumber :
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab8_penulisan_laporan.pdf
http://www.scribd.com/doc/37847396/Jenis-Jenis-Laporan
